“Dias Bilişim ve Teknoloji Hizmetleri Anonim Şirketi” Kişisel Veri İşleme ve İmha Politikası
2. Tanımlar
3. Kişisel Verilerin Kaydedildiği Ortamlar
Şirket, Kanun’a uygun olarak gerçekleştirmekte olduğu veri işleme faaliyetleri kapsamında elde ettiği kişisel verileri, işleme amacının gerektirdiği ölçü ile sınırlı olmak kaydıyla muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, elde edilen kişisel veriler Dias tarafından fiziki (departman dolapları, arşiv vb.) ve elektronik ortamlarda (Aplikasyon Sunucusu, Bulut Exchange Sunucusu, Ağ cihazları, Mobil telefonlar, Server Sunucusu vb.) saklanmaktadır.
4. Kişisel Verilerin Saklanmasını ve İmhasını Gerektiren Hukuki, Teknik ve Diğer Sebepler
Kanun’da yer alan veri işleme şartlarına uygun olarak doğrudan veya dolaylı biçimde elde edilen kişisel veriler, Dias tarafından ilgili mevzuatın öngördüğü veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak muhafaza edilmektedir.
Şirket, ticari faaliyetlerine ilişkin kişisel veri içeren bilgi ve belgeleri, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve 4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili diğer mevzuattan doğan hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi ve Kanun’da yer alan veri işleme şartlarından biri olan haklarının tesisi, kullanılması veya korunması kapsamında, zamanaşımı süreleri boyunca saklanmaktadır.
Ayrıca, Dias elde ettiği kişisel verileri Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan işleme şartlarının gerçekleştirilmesi amacıyla sınırlı olarak da saklayabilmektedir.
Kişisel veriler, Kanun’un 4. maddesinde yer alan genel ilkelere uygun olarak saklanmasını gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silinmelidir. Ayrıca, veri sahibinin açık rızasına dayalı olarak yürütülen saklama faaliyetleri, rızanın veri sahibi tarafından geri alınması halinde de derhal sonlandırılmakta ve ilgili kişisel veriler silinmelidir. Veri sahibinin Kanun’un 11. maddesinde yer alan hakları kapsamında verilerinin silinmesi talebini Şirkete iletmiş olduğu durumlarda, Dias içi yetkilendirilmiş kişilerce talep değerlendirilmekte ve Kanun’da belirtilen veri işleme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde kişisel veriler imha edilmektedir.
5. Kişisel Verilerin Güvenli Bir Şekilde Saklanması ile Hukuka Aykırı Olarak İşlenmesi ve Erişilmesinin Önlenmesi İçin Alınmış Teknik ve İdari Tedbirler
Dias, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi ve güvenliğinin sağlanması amacıyla her türlü teknik ve idari tedbiri almakta; bu tedbirlere uyulması amacıyla Dias personeline eğitimler vermekte ve periyodik aralıklarla denetim yapmaktadır.
Şirket, bünyesinde yer alan her bir departmanın gerçekleştirdiği kişisel veri işleme süreçlerini analiz etmekte, mevcut ve eklenen süreçlerde hukuka uygunluğun temini için gerekli aksiyonları almaktadır.
Şirkette veri toplamaya ilişkin bütün aşamalar tek tek gözden geçirilmekte, verilerin hukuka uygun bir şekilde elde edilmesi için çalışmalar yapılmaktadır. İş başvuruları alınırken bunlara ilişkin onay metinleri de alınmakta, Dias kvkk@diasteknoloji.com mailine gelenlere ise e-posta ile dönülerek başvuruları ile ilgili onay süreci tamamlanmaktadır.
Dias çalışanları, işleri kapsamında öğrendikleri kişisel verileri herhangi bir üçüncü kişi ve/veya kuruma açıklamama konusunda bilgilendirilmektedir. Çalışan ile Dias arasındaki hizmet sözleşmelerine bu doğrultuda gizlilik kayıtları eklenmekte; çalışanlardan bu sır saklama yükümlülüklerinin görevden ayrılmalarının akabinde de devam edeceği yönünde taahhüt alınmaktadır.
Ayrıca, Şirketin Kanun’un 8. ve 9. maddesine uygun olarak kişisel veri aktarımı gerçekleştirdiği üçüncü kişi ve/veya kurumlar ile arasındaki sözleşmelere, alıcı grubunun kişisel verilerin güvenliğini sağlama hususunda her türlü tedbiri alacağı yönünde hükümler eklenmektedir.
Dias sistemlerinde yer alan kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması amacıyla teknolojik imkanlar ve maliyetler çerçevesinde her türlü teknik tedbiri almaktadır. Örneğin, güvenlik duvarı kullanımı, güvenlik yazılımlarının bütün cihazlara kurulumu ve güçlü şifre uygulaması gibi. Kişisel verilere hukuka aykırı erişimin ve kişisel verilerin ifşasının önlenmesi amacıyla Dias yazılımlarında şifreleme sistemleri kullanılmakta; çalışanların verilere erişimi iş kapsamları ile sınırlandırılmaktadır.
Bunun yanı sıra, Dias hukuka uygunluğun temini kapsamında çeşitli politika ve yönergeler yürürlüğe koymuştur. Bu politika ve yönergeler, değişen mevzuata ve ortaya çıkan ihtiyaçlara uygun olarak güncellenmektedir. (Kişisel Veri Yönergesi, Kişisel Verilerin Silinmesine ve Yok Edilmesine İlişkin Yönerge ve Sorumlunun Çalışma Esaslarına İlişkin Yönerge)
6. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun Olarak İmha Edilmesi İçin Alınmış Teknik ve İdari Tedbirler
Dias, Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, Yönetmelik gereği kişisel verileri resen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını seçmeye yetkilidir. Veri sahibinin talebi halinde, uygun yöntemi gerekçesini açıklayarak seçer.
Dias, kişisel verilerin hukuka uygun olarak silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi için her türlü teknik ve idari tedbiri almaktadır. Şirket’in sahip olduğu teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetleri göz önünde bulundurularak en uygun yöntemler kullanılmaktadır.
İmha süreçleri, Dias bünyesinde kişisel veri işleme süreçlerinin hukuka uygunluğunu sağlamak üzere oluşturulan birim tarafından denetlenmektedir. Periyodik imha süreçleri, bu birim bünyesindeki en az iki kişi tarafından birlikte gerçekleştirilmekte, imha edilen kişisel verilerin herhangi bir kopyasının alınmadığı hususunda bu kişilerden yazılı taahhüt alınmaktadır.
Şirkette bulunan ve kişisel verileri taşıyan cihazlar, artık kullanılmaz duruma gelmişse ve dışarıya satılma ya da bırakılma durumu olacaksa cihaz içindeki veriler yok edilmekte, bu mümkün değilse cihaz yok edilmektedir.
7. Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreçlerinde Yer Alanların Unvanları, Birimleri ve Görev Tanımları
Kişisel verilerin saklanması ve imha edilmesine ilişkin süreçler, Dias bünyesinde kurulan ve kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini temin etmekle görevli olan birim tarafından gerçekleştirilir.
8. Periyodik İmha Süreleri
Şirket, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Periyodik imhanın gerçekleşeceği zaman aralığı 6 (altı) aydır. Ancak, imha edilmesi gereken kişisel verinin saklama süresi 1 yıldan daha az ise, ilgili kişisel verinin imhası bakımından bu süre uygulanır.
9. Saklama ve İmha Süreleri
Şirket’in işlemekte olduğu kişisel veriler bakımından saklama ve imha süreleri aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. Saklama sürelerinin hukuki dayanaklarına ilişkin mevzuat hükümlerine işbu Yönerge’nin ekinde yer verilmiştir.
| VERİ KATEGORİSİ | SAKLAMA VE İMHA SÜRESİ | HUKUKİ DAYANAK |
| Ziyaretçilere ait veriler | Genel itibariyle 1 yıl süre ile saklanır. Bu sürenin sonunda silinir. | 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, Karayolları Trafik Kanunu, 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu ve zamanaşımı sürelerinin düzenlendiği ilgili diğer mevzuat. |
| Dias çalışanlarına ilişkin kişisel veriler | Hizmet ilişkisinin devamı süresince saklanır. | 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu ve zamanaşımı sürelerinin düzenlendiği ilgili diğer mevzuat. |
| Şirketin mal ve/veya hizmet almakta olduğu tedarikçilere ve tedarikçi temsilcilerine ilişkin kişisel veriler | Ticari ilişkinin devam ettiği sürece saklanır. Ticari ilişkinin olmayacağının düşünüldüğü, uzun yıllar ticari ilişkinin kurulmadığı hallerde yasal zamanaşımı Süresi + 1 yıl süre ile saklanır. Bu sürenin sonunda silinir. | 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu ve zamanaşımı sürelerinin düzenlendiği ilgili diğer mevzuat. |
| Kapalı Devre Görüntüleme Sistemleri vasıtasıyla elde edilen kamera kayıtları | Adli bir vakıanın yaşanmamış ve resmi kurumlarca talep edilmemiş olması halinde iki ay sonunda silinir. | 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak veri sorumlusu Şirketin meşru menfaatleri kapsamında 15 gün makul süre ile saklanmaktadır. |
| Dias içinde unutulan ve kişisel veri içeren eşyalar | Sahibine ulaşılamamış ise, 6 ay süre ile muhafaza edilir. Süre bitiminde bir tutanak ile yok edilir. | 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak veri sorumlusu Şirketin meşru menfaatleri kapsamında 6 aylık makul süre ile saklanmaktadır. |
| İş Başvuruları-Özgeçmişler | Başvurular, başvuru sahibinin silme talebine kadar sistemde saklanır ve onay sahibinin talebi ile derhal yok edilir. | Başvuru sahibinin meşru menfaati ve başvurusu kapsamında saklanmaktadır. |
| İşten ayrılan eski çalışanlara ait veriler | Olası işçilik alacakları davalarına ilişkin iş sözleşmesinin sona ermesi üzerine sona erme tarihinden itibaren 10 (on) yıl boyunca saklanacaktır., iş sağlığı ve güvenliğine ilişkin belge ve dokümanlar (meslek hastalıklarına dayanan davalar nedeniyle) 15 yıl saklanır. | İş Kanunu nedeniyle saklanır. |
EK: Zamanaşımı Süreleri
ZAMANAŞIMI SÜRELERİ
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu çerçevesinde göz önünde bulundurulması gereken zamanaşımı süreleri aşağıdaki şekilde değerlendirilmelidir: